Árajánlat készítő program vagy Excel? Így dönts, ha kinőtted a táblázatot
Az Excel-táblázat évekig jól szolgált: beírod a tételeket, a képlet kiszámolja a végösszeget, mented PDF-be, és mehet az ügyfélnek. Aztán egyszer csak azon kapod magad, hogy egy ajánlat fél délutánt visz el, három verzió kering ugyanabból, és fogalmad sincs, megnézte-e az ügyfél, amit küldtél.
Ebben a cikkben segítünk eldönteni, hogy nálad még az Excel a jó választás, vagy már megéri árajánlat készítő programra váltani. Kapsz egy összehasonlító táblázatot, egy tesztet a saját utolsó tíz ajánlatoddal, és egy négylépéses tervet arra az esetre, ha a váltás mellett döntesz.
Röviden: Excel vagy árajánlat készítő program?
Az Excel akkor elég, ha havonta csak néhány ajánlatot adsz, a tételeid egyszerűek és ismétlődők, és egyedül dolgozol rajtuk. Árajánlat készítő programra akkor érdemes váltani, ha az ajánlatok napokig készülnek, a képletekben és a verziókban hibák csúsznak be, csak te tudsz árazni, és nem látod, mi lesz az ajánlattal a kiküldés után.
Mikor elég az Excel?
Nem kell mindenkinek szoftver. Az Excel teljesen rendben van, ha ezek nagyjából igazak rád:
- Havonta csak néhány ajánlatot adsz, és mindegyikre jut nyugodt idő.
- A tételeid ritkán változnak, és nincs sok felár vagy kivétel.
- Egyedül árazol, nem kell másnak is értenie a táblázatot.
- Az ügyfeleid jellemzően telefonon jeleznek vissza, így nem kell követned, mi történik az elküldött ajánlattal.
Ha ez a helyzet, egy jól felépített sablon többet ad, mint egy új rendszer. Hogy mi kerüljön bele, azt az árajánlat sablonról szóló cikkünkben vettük végig.
5 jel, hogy kinőtted a táblázatot
- Verziókáosz. A mappában ott van az ajanlat_vegleges.xlsx, az ajanlat_vegleges_v2.xlsx és az ajanlat_vegleges_JAVITOTT.xlsx, és már nem vagy biztos benne, melyiket küldted el.
- Képlethibák. Egy beszúrt sor kimarad az összegzésből, egy kézzel átírt cella felülírja a képletet, és a hiba csak akkor derül ki, amikor az ügyfél rákérdez.
- Lassú válasz. Az ajánlatkérés hétfőn jön, az ajánlat csütörtökön megy ki, mert közben dolgozni is kell. Arról, hogy ez mibe kerül, ebben a cikkben írtunk.
- Csak te tudsz árazni. Az árlogika a fejedben és a régi fájlokban él, ezért ha szabadságra mész, az ajánlatadás is szabadságra megy.
- Vakon küldesz. A PDF elmegy e-mailben, és onnantól csak találgatsz: megnyitotta, továbbította, elfelejtette?
Excel vs. árajánlat készítő program: összehasonlítás
| Szempont | Excel | Árajánlat készítő program |
|---|---|---|
| Számolás | Képletekkel, amelyeket neked kell karbantartani | Az előre beállított árazási szabályaid alapján |
| Hibalehetőség | Elcsúszott hivatkozás, felülírt képlet | Kisebb, mert a tételek és árak egy helyről jönnek |
| Verziók | Külön fájlok, kézzel elnevezve | Egy helyen, nem szétszórt fájlokban |
| Megjelenés | Amennyit a formázásra rászánsz | Egységes, a saját arculatoddal |
| Kiküldés után | Nem látod, mi történik vele | Programtól függően látod, ha megnyitották |
| Ki tud ajánlatot adni? | Aki ismeri a táblázatot | Bárki, akinek hozzáférést adsz, mert az árak a rendszerben vannak |
| Költség | Már megvan | Havidíj, cserébe kevesebb munkaóra |
A 10 ajánlatos teszt: döntsd el a saját számaid alapján
Vedd elő az utolsó tíz ajánlatodat, és válaszolj négy kérdésre. Negyedóra az egész.
- Átlagosan mennyi idő telt el az ajánlatkérés és a kiküldés között?
- Hányban kellett kiküldés után javítani valamit, például összeget, tételt vagy dátumot?
- Hányról tudod biztosan, hogy az ügyfél megnyitotta?
- Hányat tudott volna elkészíteni rajtad kívül más is?
Ha az első kérdésre egy napnál hosszabb a válasz, vagy a másik háromnál kényelmetlen számot kapsz, a táblázat már több időt visz el, mint amennyit megspórol. Ha minden rendben, maradj nyugodtan az Excelnél, és fél év múlva ismételd meg a tesztet.
Így válts át, hogy közben ne álljon meg a munka
- Tedd rendbe az árlistádat. Bármilyen programot választasz, a tételekre, egységárakra és felárakra szükséged lesz. Ehhez az árlista készítéséről szóló útmutatónk ad lépésről lépésre segítséget.
- Kezdd egy szolgáltatással. Azzal, amire a legtöbb ajánlatkérés jön. A ritka, egyedi munkák ráérnek.
- Készítsd el párhuzamosan. A próbaidő alatt néhány friss ajánlatot készíts el mindkét módon, és hasonlítsd össze az időt és a végösszeget.
- Figyeld, mi történik kiküldés után. Ha látod, ki nyitotta meg az ajánlatot, tudod, kit érdemes felhívni.
A szoftverválasztás többi szempontját, az integrációktól a bevezetésig, az árajánlatkészítő szoftver kiválasztásáról szóló cikkünkben gyűjtöttük össze.
Hogyan segít az EstiWise
Az EstiWise a saját árazási logikád alapján számol, így a képleteket nem neked kell karbantartani. Az ajánlat PDF helyett élő link, a saját arculatoddal, és látod, ha az ügyfél megnyitotta. Így pontosan tudod, kinél érdemes jelentkezni.
A váltáshoz nem kell elköteleződnöd: az EstiWise 7 napig ingyen kipróbálható, bankkártya nélkül. Ennyi idő elég arra, hogy a 10 ajánlatos tesztet egy valódi programmal is lefuttasd.
Gyakori kérdések
Lehet Excelben profi árajánlatot készíteni?
Igen. Egy jól felépített, ellenőrzött képletekkel dolgozó sablonnal kevés ajánlatnál is profi eredményt kapsz. A gond a mennyiséggel jön: minél több az ajánlat és a verzió, annál több a kézi munka és a hibalehetőség.
Mennyibe kerül egy árajánlat készítő program?
A legtöbb program havidíjas, és a csomagok az ajánlatok számától vagy a funkcióktól függenek. Az összevetéshez számold ki azt is, mennyi munkaórát visz el most havonta az ajánlatadás.
Át lehet vinni az Excel-árlistát egy árajánlat készítő programba?
A tételek, egységárak és felárak a legtöbb esetben átvihetők. Érdemes előtte rendbe tenni őket: egységes elnevezés, mértékegység és minimális munkaérték mellett gyorsabb a beállítás.
Próbáld ki a saját ajánlataiddal
Foglalj egy díjmentes demót, és megmutatjuk, hogyan készül az ajánlatod a saját árazásod alapján, élő linkként, a saját arculatoddal. Ha inkább magad néznél körül, az EstiWise 7 napig ingyen kipróbálható, kártyaadat nélkül.
📅 Időpontot foglalok a díjmentes demóra
👉 Kipróbálom az EstiWise-t ingyen
Szerző: Hazuga Vivien
