Árajánlat sablon: 10 elem, ami nem hiányozhat, és 5 jel, hogy kinőtted
Az ügyfél két-három árajánlatot tesz egymás mellé, és nem csak a végösszeget nézi. Azt is figyeli, melyikből érti, mit kap a pénzéért, mikor kezdhetsz, és mi történik, ha menet közben változik valami. Egy jó árajánlat sablon ebben segít: minden ajánlatod ugyanazokat a kérdéseket válaszolja meg, és nem felejtesz ki semmit.
Ebben a cikkben végigmegyünk azon a 10 elemen, ami egy jó árajánlatból nem hiányozhat, adunk egy ellenőrzőlistát, amit a saját sablonod mellé tehetsz, és megmutatjuk azt az 5 jelet, amelyből látszik, hogy a Word- vagy Excel-sablon már inkább lassít, mint segít.
Mi az az árajánlat sablon?
Az árajánlat sablon egy előre elkészített dokumentum, amelyben a fix részek (fejléc, fizetési feltételek, jogi szöveg) már benne vannak, a változó részeket (tételek, mennyiségek, árak, határidők) pedig minden ügyfélnél kitöltöd. A célja kettős: gyorsabban készüljön el az ajánlat, és minden ajánlatod egységes, teljes és szakmailag hiteles legyen.
Mit tartalmazzon egy jó árajánlat? A 10 kötelező elem
1. Fejléc és azonosítók
Céged neve, logója, adószáma és elérhetőségei, az ügyfél neve és címe, az ajánlat sorszáma és kelte. A sorszám akkor válik fontossá, amikor az ügyfél három hét múlva visszahív, hogy „a múltkori ajánlatról” beszélne.
2. A munka leírása: mi van benne, és mi nincs
Két-három mondat arról, mit vállalsz, és egy külön sor arról, mi nem része az ajánlatnak (például sittszállítás, festés, engedélyeztetés). Sok utólagos vita abból lesz, ami nem került leírásra.
3. Tételek mértékegységgel és mennyiséggel
Ne „burkolás, komplett” legyen a sor, hanem „padlóburkolás, 24 m²”. A mértékegység és a mennyiség teszi összehasonlíthatóvá az ajánlatodat, és ebből látszik, hogy felmérted a munkát.
4. Egységárak és tételösszegek
Minden tételnél az egységár és a sorösszeg, a végén nettó összeg, ÁFA és bruttó végösszeg. Ha az anyag és a munkadíj külön szerepel, az ügyfél könnyebben megérti, miből áll az ár.
5. Felárak, kedvezmények és opcionális tételek
A sürgősségi vagy hétvégi felár, a minimális munkaérték és az opcionális bővítések külön sorban, jól láthatóan. Az opcionális tételek közül az ügyfél maga választ, így kevesebb az alku a végösszegen.
6. Kezdési határidő és várható időtartam
Mikortól tudsz kezdeni, és nagyjából mennyi ideig tart a munka. Sok ügyfélnek ez legalább annyira fontos, mint az ár.
7. Érvényesség
„Az ajánlat a keltezéstől számított 15 napig érvényes.” Ez védi az áraidat, ha közben drágul az anyag, és finoman jelzi az ügyfélnek, hogy érdemes döntenie.
8. Fizetési feltételek
Előleg mértéke, részszámlák, fizetési határidő és mód. Ha ez csak szóban hangzik el, a végén mindkét fél másra fog emlékezni.
9. Jogi szöveg és feltételek
Garancia, a pótmunkák és módosítások kezelése, hivatkozás az általános szerződési feltételeidre. A pontos megfogalmazást érdemes egyszer jogásszal vagy könyvelővel átnézetni, utána minden ajánlatba ugyanaz kerül.
10. A következő lépés
Írd le egyértelműen, hogyan fogadhatja el az ügyfél az ajánlatot: válasz e-mailben, aláírás, telefon. Amelyik ajánlat nem mondja meg, mi a teendő, az gyakran a fiókban marad.
Ellenőrzőlista a saját sablonodhoz
Nyisd meg a legutóbb kiküldött ajánlatodat, és nézd végig ezzel a táblázattal.
| Elem | Benne van? | Gyakori hiba |
|---|---|---|
| Fejléc, sorszám, dátum | ☐ | Hiányzó sorszám, nem lehet visszakeresni |
| Munka leírása, kizárások | ☐ | Nincs leírva, mi nem része az árnak |
| Tételek mértékegységgel | ☐ | „Komplett” sorok mennyiség nélkül |
| Egységárak, nettó, ÁFA, bruttó | ☐ | Csak végösszeg szerepel |
| Felárak, opcionális tételek | ☐ | A felár csak a számlán derül ki |
| Kezdési határidő | ☐ | „Egyeztetés szerint” |
| Érvényesség | ☐ | Hiányzik, fél év múlva is a régi árat kérik |
| Fizetési feltételek | ☐ | Az előleg csak szóban hangzott el |
| Jogi szöveg, garancia | ☐ | Régi sablonból maradt, elavult szöveg |
| Következő lépés | ☐ | Nincs leírva, hogyan lehet elfogadni |
5 jel, hogy kinőtted az árajánlat sablont
Havi néhány egyszerű ajánlatnál egy jól megcsinált Word- vagy Excel-sablon teljesen elég. Ahogy nő az ajánlatok száma és a tételek bonyolultsága, a sablon egyre több kézi munkát kér.
- Kézzel számolsz. Felárakat, mennyiségeket, kedvezményeket fejben vagy számológéppel adsz össze, és egy elírt képlet csak akkor derül ki, amikor az ügyfél rákérdez.
- Régi ajánlatból másolsz. Megnyitod a múlt heti ajánlatot, átírod a tételeket, és reménykedsz, hogy az előző ügyfél neve nem maradt benne sehol.
- Elszaporodtak a verziók. „ajanlat_v3_vegleges_JAVITOTT.docx”, és már te sem tudod biztosan, melyik ment ki.
- Napokba telik a válasz. Az ajánlat azért csúszik, mert esténként van időd leülni a sablonhoz. Hogy ez mibe kerül, arról az 5 jel, hogy túl lassan adsz árajánlatot cikkünkben írtunk.
- Minden módosítás új kör. Az ügyfél kéri, hogy számold újra a festés nélkül, te pedig újra megnyitod a fájlt, átszámolod, elmented, és újra elküldöd.
Ha háromra igennel feleltél, valószínűleg több időt töltesz a sablon kitöltésével, mint az ajánlat tartalmával. Hogy ez havonta hány munkaóra, azt ebben a cikkben számoltuk ki.
Mi jön a sablon után?
A sablon a formát rögzíti, a számolást viszont nem. A következő lépés az, hogy az árazási szabályaid (egységárak, felárak, minimális munkaérték) is egy helyen legyenek, és a szoftver számoljon belőlük, te pedig csak ellenőrizz.
Az EstiWise ezt a lépést veszi át. A saját árazási logikád alapján készíti el az ajánlatot, a saját arculatoddal, logóddal és jogi szövegeddel, így a fenti 10 elemből a fix részeket egyszer kell beállítanod. Kiküldés előtt módosíthatod a paramétereket, és az ajánlat interaktív linkként jut el az ügyfélhez, nem csatolt fájlként. Ha még nincs rendezett árlistád, a kiszámítható árazásról szóló cikkünk jó kiindulópont.
Gyakori kérdések
Mennyi ideig legyen érvényes egy árajánlat?
Nincs egyetlen jó szám. Ha az anyagárak gyorsan változnak, érdemes rövidebb, például 15 vagy 30 napos érvényességet megadni. A lényeg, hogy egyértelműen szerepeljen az ajánlaton.
Word vagy Excel az árajánlat sablonhoz?
Az Excel jobban számol, a Word szebben formáz. Sokan a kettőt keverik: Excelben számolnak, Wordbe másolnak, és pont ebben a másolásban csúsznak be a hibák.
Kell jogi szöveg egy egyszerű árajánlatba?
Rövid formában igen: érvényesség, fizetési feltételek, garancia és a pótmunkák kezelése. A pontos szövegről kérd ki jogász vagy könyvelő véleményét, mert ez a cikk nem jogi tanács.
Nézd meg a saját ajánlatodon
Foglalj egy díjmentes demót, és megmutatjuk, hogyan készül el egy ajánlat a saját szolgáltatásaiddal, áraiddal és arculatoddal. Ha inkább magad néznél körül, az EstiWise 7 napig ingyen kipróbálható, kártyaadat nélkül.
📅 Időpontot foglalok a díjmentes demóra
👉 Kipróbálom az EstiWise-t ingyen
Szerző: Hazuga Vivien
